行政办公必备技能培训

作为办公室综合行政管理人员，公文写作、沟通协调、会务安排，接待宾客等几乎每天都要面对这些工作，事无巨细，头绪繁多，要么被湮没在文山会海中，要么疲于在各部门、各领导间协调沟通，要么强作笑颜商务应酬，这些烦恼何时了？

有没有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷径让我们的工作有序、有趣、有效？

为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，围绕写作、礼仪、沟通、会务等方面展开，提供具体方法和工具落地。**集中训练，学会从杂、乱、累中解放出来，全方位提升行政管理人员的职业化认知水平和实操能力，快速实现“小白”到“专 家”的华丽转身。

第 一 讲：走进行政管理——行政管理的内涵及要求

一、什么是行政管理

1. “行政”与“行政管理”

2. 行政管理的5大职能

3. 行政管理工作的特点——协与调的艺术

4. 机关行政管理岗位与职责范围

5. 基层、中层、高层行政管理工作的重点

二、行政管理职能的特性

特性一：政策性强

特性二：工作内容的无形性

特性三：被动性和突发性

特性四：缺乏统一评价的标准

三、行政管理者的职业能力与素养

1. 职业形象

2. 基本接待礼仪（接待礼仪、会议礼仪、位次礼仪、就餐礼仪）

3. 时间管理

1）时间管理公式

2）时间管理目标原则

3）80-20法则

4）时间管理方法

5）时间管理三妙招

4. 良好的工作统筹和项目规划能力

5. 良好协调和公关能力

6. 服务、配合其他部门的意识

7. 实现领导、管理与执行的统一

第二讲：妙笔生花——公文写作技巧

一、泾渭分明——行政公文的基本规范

1. 要素与分类

案例：工作中误用的公文

2. 格式要求

案例：某单位人事任命文件

工具：新“国标”，公文格式“3+1”

常见公文格式错误例析

二、如琢如磨——公文语言的要求

1. 公文语言的七个要求

要求一：准确——避免歧义或褒贬失当

要求二：严谨——避免用词绝对偏激

要求三：庄重——“六个”不能用

要求四：简明——篇幅句子语言精炼要求

要求五：平实——避免夸张修辞故弄玄虚

要求六：得体——上达意中说理下通情

要求七：创新——“新瓶“如何装”旧酒”

案例：毛主席关于建立报告制度

2. 文不厌改

1）公文审核四字真言：审、核、究、改

2）公文修改三个维度

常见错误例析：易混词、错别字、标点、数字、语法

知识拓展：常见法定计量单位，汉语数字及阿拉伯数字用法

三、善用模板——常见公文的写作方法

1. 通知

模板1：告知性通知

案例分析：关于组织召开内部大会的通知

模板2：指示性通知

案例分析：关于组织员工照相的通知

模板3：批转性通知

案例分析：一份批转通知

2. 请示

案例分析：关于解决食堂用车的请示报告

3. 报告

模板：工作报告

案例分析：唐僧向唐太宗的工作报告

工具：公文常用特定用语简表

4. 纪要

模板：专题工作会议纪要

工具：速记方法

案例：某单位会议纪要

5. 工作总结

1）工作总结与述职报告

讨论：如何策划一个好的总结

2）写作流程（内容、角度、数据、语言）

3）好标题的拟定方法——SPA法

4）优化词句的九种句式

模板：年终工作总结

案例分析：某单位年终工作总结

第三讲：左右逢源——职场360°有效沟通技巧

一、向上沟通技巧

案例：沟通“迷路”案例

1. 与上级沟通之前的5项准备

2. 与上级沟通的4个要领

3. 尊重上级**应把握好4个关键

案例：怎么称呼年轻的上级，我认主管做大哥，如此说话

4. 如何把握6类上级的秉性

5. 如何适应上级的沟通习惯

6. 赢得上级信赖5个沟通技巧

案例：刘秘书哪里做错了，凭什么新人就获得了升迁

7. 挽救与上级矛盾的4大原则

二、向下沟通技巧

1. 向下沟通原则

2. 向下沟通的误区

3. 向下有效沟通实施步骤

三、平行沟通技巧

1. 能公式如何建立情感账户

2. 成熟沟通的十大法则

3. 有效沟通的万能公式

模型：有效沟通五步法

练习：沉船求生

第四讲：操之在我——三阶段高效会务管理

一、会议管理的基本概念

1. 会议管理的概念

1）是管理方式——公众的、见证的、议事的（官方决定）

2）是履职配套——报表、报告、汇报、公文（成套体系）

3）涉管控全程——调研、研讨、宣贯、协调、检查、表彰

2. 会务分类（常见会议的类型）

**类：交流——以会商

第二类：沟通——以决议

3. 会议的目的

4. 会议效率低下的原因

1）会议主题——必要/成熟/可行

2）参会人员——确保理性商议

3）议题交流——准备充分

4. 成功会议的标准

案例：《罗伯特议事规则》十二条

5. 会议管理的基本要素

二、会前：准备细密

1. 策划（定议题、定分工、定方案）

案例分析：怎样让会议通知和议程更准确？

方法：会议策划的三原则

工具：高效会议策划

2. 通知

3. 备料

工具：会议准备之“莲花宝典”

4. 布场（布场地、布讲台、布座位、主席台）

关注点：会议布场时经常会忽略的细节

案例分析：细节决定成败

三、会中：合理控制

1. 关键事项

2. 时间安排

（兴奋积累、议题数量、引导时间、精力恢复、插题费时、会议时长）

3. 四种角色的职责：主持人，记录人，与会者，领导

1）主持

工具：主持人能力评估

2）领导（与会者责任、记录者）

4. 会议结束

1）达到目标——结束

2）达到时限——中止

3）紧急情况——中断

四、会后：跟进到位

1. 公布决议

2. 跟进督办

方法一：计划督导法

工具：重点工作督办表

方法二：工作销项法

3. 改善提升

附送：

1）日常行政办公管理****实用表格（128项）

2）行政办公人员****实用办公指导表格（23项）

3）行政经费管理****实用表格（22项）

4）各部门****实用岗位说明书（49项）

5）行政组织结构设计****实用表格（20项）