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赵承阁

提高团队执行效率

赵承阁 / 资深管理培训讲师

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组织的执行力往往不是个人简单的完成过程,它需要人与人之间的相互合作和协调,这就涉及到了整个团队中的每一个员工,如何提高团队的执行效率呢?

首先,为了有效的防止相关工作的不同岗位间的互相扯皮现象,经理人要将业务流程化。业务流程化就是在工作分析的基础上,对相应的工作设立对应的岗位,并且安排具体的工作者来承担。

我们以来访接待为例,我们可以**以下步骤进行业务流程化:1.首先确定工作的性质和内容。对于来访接待,一般分为准备阶段和实施接待阶段,其中准备阶段包括收集背景资料和拟定接待方案,实施接待阶段,包括迎接来宾、安排食宿、安排约见活动、安排宴请活动等。2.其次根据员工个人和工作环节的特点,使每一工作岗位或环节责任到人,即合理分配每一位员工到来访接待的每一个环节。3.接下来在来访接待工作结束后,衡量实际的工作效果,并对不足之处做相应的修改。4.**后以此作为以后接待同类客户的标准确定下来,形成标准化业务流程。

将业务流程化,还要注意业务流程的简化,而现实工作中复杂的业务流程往往会使员工无所适从。为了不出现类似的情况,提高团队的执行效率。

在简化业务流程时,我们可以从三个“能不能”入手:1.能不能取消它?2.能不能分而治之:即将复杂的流程划为几个简单的流程。3.能不能简而化之?即以更为简单的形式替代。**反复的询问这些问题来简化业务流程。

PLP公司新上任的客服部经理Jenny常常因为员工的不良行为烦恼不已,Wendy经常知道,Sunny总是在工作时间打私人电话,Alla的工作效率实在太慢。那么经理应该如何处理这些问题呢?**的方法是制定一套清晰的工作制度,规定员工的办事规程和行动准则,清晰的制度要求员工根据规范行为,而不是按照各自的理解做事,能够达到调动员工工作状态的目的。

以下是某部门的部分规章制度,请判断这些制度条例是否清晰:1.职工应按时上班,迟到或早退一次罚款10元;旷工一次罚款50元。2.上班时间不得衣帽不整,违者每次罚款10元。3.工作时间不允许串岗,违者每次罚款5元。(答案:均为不清晰)恭喜您回答正确,您对制度的清晰化已有初步的认识,请点击查看了解反馈信息。该制度条例对按时上班缺乏准确的定义,如八点上班,迟到几分钟要受到惩罚,没有明示。对监督者迟到与否,依据什么方式没有说明,这样容易引起管理上的混乱。

我们可以对照正确的参考示例进行学习,条例1对衣帽不整的定位含糊不清,与之相比,参考示例中的制度(示例1:我们着力体现整洁、大方、得体的职业风格。职员上班衣着基本要求:男职员着衬衫、西装、深色皮鞋、系领带;女职员着有袖衬衫、西装裙或西装裤、有袖套裙、着皮鞋...),详细的规定了着装的基本要求,让人一目了然,员工就不会对企业或部门的要求产生异议。条例2中未明确串岗的定义,并且为说明公司不作为串岗的条件,如离岗借工具、量具等,如此容易引发管理人员和员工产生矛盾。而在参考示例(示例2:办公时间不擅离工作岗位或工作环节,需要暂时离开时应与同事交代;代接同时办公位电话时,应做好必要记录并及时转达)中则表明有需要的情况下可以暂时离岗,并对同事暂离岗位时代接电话做了详细要求,界定了什么是串岗。

许多部门制度是由经理人拼凑编写而成的,这样的制度不具逻辑性,语言含糊不清,没有经过仔细推敲就进行执行,在执行过程中难免会遭遇困难。

那么如何制定出清晰的工作制度呢?首先要结合自身企业的实际情况,没有结合企业实际情况的制度是没有灵魂的。其次注意语言的准确性,如制度中的时间、地点、对象、事件等要素,含糊不清、模棱两可时就会造成员工误解或不知所措。**后还要确定制度的要求和奖罚标准。

绝大多数管理者都相信,只要狠抓执行力,保证及时高效的生产产品,提供服务就能稳获成功。那么如何保证团队高效的执行效率呢?作为经理人要善于运用PDCAR执行工具,PDCAR包括Plan(计划先行)、DO it(实施)、Check it(检查和调整)、Action again(再次行动)、Record(记录),这5个过程是连续而循环的,周而复始,无论从事何种工作,参与何种项目,合理的运用PDCAR能有效的提高整个团队的工作效率。

那么具体如何操作呢?让我们来一一学习,

1. Plan(计划先行):在执行之前做好计划,才能高效的完成工作,取得成功。一份可执行、可衡量、可控管的计划,能够赢得上司信任,获得下属的支持。制定计划是每一个经理人的基本功课,有利于经理人带好自己的队伍。  

2. DO it(实施):执行力的核心在于行动,计划一经决策层首肯,紧接着就必须落实于例行的工作中。在学习过程中,经理人必须要求部门员工严格遵守规章制度和作业流程,并明确人员的分工,按照计划执行管控。

3. Check it(检查和调整):无论计划如何周全,执行如何完善,都可能存在不可预测的外在变数。因此经理人需要在实施过程中不断的查漏补缺,及时的调整计划。

4. Action again(再次行动):在执行计划时,遇到失败和挫折是难免的事,经理人必须学会从失败的经验中汲取经验和教训,同时应注意鼓舞下属的士气,带动部门员工**行动冲刺业绩,务期达到**终的工作目标

5. Record(记录):经理人在计划执行完毕后,应认真总结计划执行过程中的经验,并将计划执行的详细情况记录备案,无论计划执行是否成功,记录下来的详细信息,都有利于团队和后来者提供可借鉴的宝贵经验。

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