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王静1

卓越时间管理与会议管理

王静1 / 高效能人士的7个习惯认证讲师

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课程大纲

【课程背景】

在日常工作与管理活动开展中,经常出现以下现象:这个来电话,那个来请示、投诉;比谁都忙,到处救火,工作越做越多;计划赶不上变化或计划从未兑现过;对什么都不放心,每天忙于事务性工作;每天忙的团团转,工作抓不住重点,也没空去规划何为重点,如何保障重点工作的执行落地;总无法说“不”,因此总要打乱时间计划……工作效率一直无法提高。

与此同时,作为企业管理者,会议是中常管理工作中**常用的管理手段与沟通的工具,可以有效地帮助我们**提升会议的组织效率,从而使组织成效更大程度的落地。

《卓越时间管理与会议管理》课程系统讲解如何推进高效工作,深度剖析时间管理不佳的原因。基于如何有效地提升管理中会议引领和掌控的技巧而开发,将会议组织的方法工具化。另一方面**小组讨论、案例研讨、实操演练等形式,帮助完成从思维到行为的转变,从而提高工作效能及组织内部运营效率。

【课程收益】

1. 了解时间管理的概念及重要性

2. 提高时间管理技能

3. 掌握高效时间管理的具体方法和技巧

4. 掌握从组织会议到提升会议效能的方式与方法

5. 掌握推进组织整体效能的方法

【课程对象】中/基层管理人员

【授课方式】互动游戏 案例讨论 行动学习 小组讨论

【课程时长】2天,12小时/天

【课程大纲】

**单元:全面认知时间管理

1. 时间对我们而言意味着什么?

2. 做好时间管理就是管理好我们的人生

3. 时间管理不仅管理效率,更要管理好效能

4. 麦肯锡工作法:效率与效能的差异

5. 如何保障工作中的时间管理:充分的自我认知

1) 角色背后是:位置、关系、职责、行为

2) 偏重重要的事还是重要的人

3) 清晰的选择自己的目标并承担负向结果

4) 规划好工作推进的进度及节奏

5) 不断的复盘改进做闭环

6. 职场高效时间管理的三大法宝

1) 高效时间管理法宝1:**目标管理好时间

2) 高效时间管理法宝2:**计划管理好时间

3) 高效时间管理法宝3:**时间特性管理好时间

第二单元:**目标管理好时间

1. 案例讨论:先有工作还是先有目标?

2. 我们的工作从何而来?

3. **目标管理时间的三大工具

1) 战略地图

2) 平衡积分卡

3) 行动计划表

4. 小组讨论:是什么在影响目标实现?

5. 目标达成的六个关键点:目标、信念、策略、计划、资源、过程控制

6. 目标设定的SMART原则

7. 目标制定从SMART到SAIL

第三单元:**计划管理好时间

1. 小组讨论:计划VS变化

2. 工作计划制定的基本原则

3. 计划是用来应对变化的

4. 工作计划的五大核心要素

1) 质量/目标:分阶段目标与工作任务的关系

2) 资源/预算:资源利用与工作任务的关系

3) 人员委派:任务特点与人员委派

4) 时间进度:时间节点设计的方法

5) 风险预案

5. 什么是结果

1) 案例分析:有苦劳不是结果

2) 案例分析:履行职责不是结果

3) 案例分析:完成任务不是结果

6. 工作中的汇报

1) 及时汇报工作的好处

2) 频率与频次

第四单元:**时间特性管理好时间

1. 时间有哪些特性

1) 时间管理的内涵

2) 时间管理的目的

3) 时间管理的价值

2. 对时间的态度

3. 时间的四种占用

领导占用vs组织占用vs下属占用vs自我占用

1) 管理好自己的时间,要学会分轻重缓急

4. 时间管理就是做决策

1) 小测试:南辕北辙还在策马扬鞭

5. 时间管理的历史:1-4代时间管理

1) **代时间管理:备忘录

2) 第二代时间管理:规划与执行

3) 第三代时间管理:优先级

4) 第四代时间管理:重要性

6. 时间管理的四大象限解析

1) 四象限规划的重点

2) 四象限规划的障碍

7. 富兰克林时间管理手册及运用

1) 课堂练习:如何规划你的时间

第五单元:凡是会议,必有准备

1. 会议的**大成本——时间成本

2. 没有结果的会议=对公司犯罪

3. 没有准备的会议=集体谋杀

4. 解决方法:事先检查制度

5. 没有准备好的会议谈何成效

6. 开会前——准备会议资料——理清思路

第六单元:凡是会议,必有及流程

1. 明确会议产出

2. 明确会议纪律

1) 迟到/早退

2) 未提前准备会议资料/数据

3) 相互攻击/推诿

3. 确认会议议程

1) 会议时间

2) 会议内容

3) 准备资料

4) 工作协调

5) 发言时间、讨论时间

6) 会议监控官—参会人—计时发言—锁定主题—时间控制

4. 会议纪要

1) 会议决议

2) 执行人员

3) 完成期限

4) 资源整合

5) 风险控制

第七单元:凡是会议,必有障碍

1. 来自会议管理中障碍

1) 你部门认为的重点,却不是其他部门认可的重点

2) 你部门认为的目标,却不是其他部门眼中的目标

3) 你手中没有可让关联部门必须全力配合你的全力

2. 在跨部门会议中,“应该“和道理失去了作用,

3. 只有以目的导向地看清事实;

4. 当你无法命令他人时,只能靠激发他人的积极性来合作;

5. 你需要以帮助他人的行动来获得他人对你的支持。

6. 场景化案例演练4:大客户订单丢失谁之过?(上)

1) 问题1:分析影响大客户订单丢失的三个重要部门

2) 问题2:找出导致大客户订单丢失的**重要的5个原因

7. 做了什么或负了什么责任不一定等于对他人的价值。

8. 对他人的贡献就是他人从你的行动中获得的需求满足和价值链接。

9. 完成工作和贡献价值的区别

10. 价值贡献的定义:贡献=价值*能力

第八单元:凡是会议,必有策划及产出

1. 场景化案例演练4:大客户订单丢失谁之过?(下)

1) 问题1:销售部对储运部的价值贡献

2) 问题2:储运部对销售部的价值贡献

2. 实战讨论:

1) 描述你的部门价值

2) 绘制你的部门实现价值的能力曲线

3. 场景化案例演练5:复盘大客户订单丢失始末

1) 问题1:如果重来一次我们该如何应对?

4. 如何制定确保会议成功的策略

1) 以目的为导向

2) 以目标精准为设定

3) 清晰分析和定位关键的协作节点

4) 找准关键节点上关键人物的关注点

5) 制定准确的协作策略

5. 准确地划分跨部门会议中的人际沟通障碍:

1) 聆听障碍导致的互不理解

2) 利益冲突导致的互不相容

3) 立场不同导致的互不融合

4) 性格障碍导致的互不喜欢

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