课程前言：

   电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。我认为，尤其在商业界，我们崇尚信誉、掌握时机及合作分工，信奉顾客至上，着重与顾客的沟通，以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节，一些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。

在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。礼仪培训讲师提出电子邮件的天龙八部，希望对您的职场工作有所助益。

课程学员：企业办公行政人员

课程时间：1-2天

课程大纲：

一、邮件标题

1、不要空标题

2、标题要简洁

3、标题要真实反映邮件的重要性

4、一封信一个主题，不可大杂烩

5、回复邮件时要注意更改标题

6、不要随便用紧急标示

7、标题千万不要出现错别字

示例：

标题的作用之一：点睛

标题作用之二：识别

二、称呼语与问候

1、恰当的称呼收件者，拿捏尺度

2、邮件开头**要有问候语。

称呼的重要作用：示例：老王和王老

三、正文

1、邮件正文要简明扼要，行文通畅；

2、要注意情境/语气；

3、、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、  A、 a）之类的列表；

4、一次邮件交待完整信息；

5、合理提示重要信息。

6、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

7、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符

8、尽可能避免拼写错误和错别字

9、语言的选择和汉字编码

示例：1、谁该发出邮件？

部门邮件是否应由部门主管/经理发出？

邮件沟通也需注意“越级”问题。

注意邮件沟通的语气

2、什么样的事情该发邮件？

四、附件

1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件；

2、附件文件应按有意义的名字命名，**能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；

3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；

4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；

5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；

6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

示例：附件的作用：

1、如果邮件附带说明，是否效果更好？

2、不要忘记给你的附件命名。

3、附件的格式也应注意（可修改模式、加密模式、PDF格式等）。

五、结尾签名

1、签名档信息不宜过多

2、可以设置多个签名档

3、签名字体规格

六、回复、转发技巧

1、 及时回复邮件

2、 进行针对性回复

3、 不要就同一问题多次答复讨论，不要盖高楼

4、 要区分答复和答复全部

5、 主动控制邮件的来往

6、 转发邮件要突出信息。

7、 转发邮件需要特别主要保密性

示例：

1、慎重全体回复；是否有必要？

2、避免骚扰邮件；告诉领导沟通结果

七、正确使用发送、抄送与密送

要正确区分收件人、抄送人与秘送人

示例：

1、电邮会议？

邮件需要考虑发送哪些人？邮件只发给相关人员。

2、慎重群发

群发邮件，正常应由部门经理主管代表部门发出，或授权人发出。

3、邮件接收人的顺序；（职位/部门排序）

八、**后一招：邮件书写顺序

1、先写邮件主题

2、再写邮件正文

3、检查附件

4、发送前核查

5、录入发件人

6、检查已发送邮箱