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晏世乐

时间管理与效率提升

晏世乐 / 职业演说家

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课程大纲

【授课方式】

课堂讲授、案例分析、讨论练习、游戏参与、互动体验等。

【授课时间】

1天,5—6小时/天。

【课程大纲】

课前统一思想,确保培训效果:学习为己、学乐精神、空杯思想、学以致用。

一、时间概述

(一)时间定义。时间意味着什么?

(二)时间特性。

1、无法开源。

2、无法节流。

3、不可取代。

4、不可再生。

二、时间管理概述

(一)时间管理的概念。

管理的对象不是时间,而是每一个使用时间的人,其本质就是自我管理。我们改变不了时间长度,但我们可以改变宽度!

(二)时间管理的重要性。

1、时间非常重要。

(1)时间就是生命。【案例】爱迪生、鲁迅。

(2)时间具有价值。对待时间,要像对待投资一样,时刻要有“成本和价值”的观念。【案例】机会成本。

2、我们的时间其实很有限。光阴虚度,徒留悔恨和嗟叹!

3、时间管理情况堪忧。【案例】记录自己的时间。耗时因素分析。

4、时间是唯一对每个人都公平的资源。

5、做好时间管理,才可能事业成功。彼得·德鲁克:时间是**高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。

6、做好时间管理,是实现人生规划的保证。

三、如何进行时间管理

目的:让时间产生效益。

(一)统筹工作,提高效能。用时间做正确的事,做**有价值的事。要事**,强调目的正确。【案例】2.5万美元的支票。

1、时间管理四象限法则。

(1)一象限(重要紧急):立即去做。

(2)二象限(重要非紧急):定出时间尽快做。

(3)三象限(紧急非重要):授权或另约时间。

(4)四象限(非重要非紧急):不做或打发时间时做。

2、未雨绸缪,防患于未然。投资二象限工作,一象限工作就会大幅减少。【案例】不要“捡了芝麻,丢了西瓜”。二八定律。

3、哪些事情属于重要非紧急?【案例】“磨刀不误砍柴工”。运动、学习、开发新客户、开发新产品……

4、时间管理四象限法则的操作步骤。

(1)确立目标。

**,目标的重要性。【案例】耶鲁大学25年跟踪调查。

**,目标设定的6大范围。

第三,设定目标的SMART原则。

第四,目标要分解。【案例】1984年东京马拉松赛。施瓦辛格。

第五,把目标写下来、贴出来,甚至视觉化。

(2)列出事项清单。每天上班**件事,罗列“待完成”事项清单。

**,根据目标,设定计划。没有计划的目标就是空想!

第二,已经预约的安排(预约事项安排到对应的日历日期)。

第三,各种未完成事项(历史累积)。

第四,各种临时插单/紧急任务。

第五,生活/家庭/情感等琐事。【案例】老婆生日礼物。

注意:**,随时记录,避免事项遗漏,清空大脑!第二,两分钟原则。

(3)优先排序。根据时间管理四象限法则进行排序。

(4)安排实施。将已经排序的事项,进行时间分配(即设置**后期限)。高回报工作:高峰时段,集中精力。低回报工作:简化,降低标准。

(5)每日总结。理想状态:80%时间用于重要非紧急的事情。【案例】奥巴马、乔布斯,扎克伯格。

(二)掌握技巧,提高效率。在单位时间内,尽量多地做事。

提高效率的前提:一是精力充沛,适度休息、运动;二是提高能力,学习、反思。【案例】于娟的“癌症日记”。南非国父曼德拉。

1、**状态,全心专注。时间管理中心主席拉利·贝克博士:造成职员浪费时间**多的,是工作受到干扰。

创造条件,避免干扰,学会在批量时间内工作!

单位:推行红牌、绿牌制度。设立人人安静1小时制度。

个人:掌握避免上司、同事、下属干扰的技巧。番茄工作法。

2、事不宜迟,速度制胜。百招百解,唯快无解!

(1)一件事情,做不做?不能盲目决定,也不能优柔寡断。【案例】张瑞敏。

(2)如果一件事情,确定做了,那就快点去做。【案例】电话发明专利之争。郭台铭。

(3)做事情时,尽量提高速度。【建议】约定时间,自我比赛。带着目标与计划工作。

3、认真去做,一次成功。世界上**没有效率的事情就是一件事情开始没有做好,被推倒重来。

4、统筹安排,平行作业。【案例】华罗庚的《统筹方法》。艾思奇。边快走,边听书。“群试”和我组织的普法比赛。

5、充分利用零碎时间。【案例】领导门口等待时间;红灯等待时间。

6、优化流程,简化操作。【案例】扁平化。审批串联——并联。BPR。

7、整理整顿,快速定位。克服办公桌杂乱和个人混乱。

8、选择效率更高工具。“工欲善其事,必先利其器。”【案例】叫车软件。

9、莫法特休息法。

不要长时间,用同一方式做同一种工作,而要转换工作内容或者工作方式,保持精神上的兴奋点,进行主动的调剂和放松。【案例】詹姆斯·莫法特、间作套种。

10、搁置哲学。

(1)不要钻牛角尖,固执于解决不了的问题,可以把问题记下来,让潜意识和时间去解决它们。【案例】个人失眠。

(2)不要开展无谓的争论,不仅影响情绪和人际关系,而且还会浪费大量时间,到头来还往注解决不了什么问题。【案例】三季人。

11、善于说“不”。【案例】有事你说话。

12、授权。

(1)授权可以使领导者分身有术,做更重要的事儿。每个人时间价值不同,把工作授权给合适的人,这样每个人都是赢家。【案例】两个不同的县长:宓子贱VS巫马期。诸葛亮事必躬亲,出师未捷身先死。

(2)授权可以借助别人的力量来实现自己的目的。【案例】聪明的男孩。

(3)授权可以激励下属,培养下属。授权可以让下属感到自己担当大任,感到自己受到重视和尊重,自当拼尽全力。如果领导者事事亲历亲为,则势必让新人难以成长,让能人不愿留下。【案例】“中央没有钱,你们自己去搞,杀出一条血路来!”

(4)授权可以提高效率,确保组织的灵活机动性。事无巨细样样请示,可能贻误战机。【案例】“将在外,君命有所不受。”印加效应。

要求:知人善任,授权有度,控权有方!【案例】建立有效内审机制。

(三)端正思想,勤恳努力。充分利用时间,不让时间白白流逝。

1、如何唤醒勤恳的精神?

(1)用正确认知作为牵引。工作到底是为了谁?薪水高低由谁决定:老板、员工还是市场?【案例】华为34岁员工。查尔斯·施瓦布的传奇。

(2)用目标呼唤自己。叫醒我们的不是闹钟,而是梦想。【案例】我们的目标是什么?

(3)用危机感推促自己。【案例】富翁和渔民。我们的危机是什么?国企改革“关停并转”。

2、如何做到勤恳?

(1)活在当下,马上行动!

今天的结果是昨天的努力,今天的行为会带来明天的结果。【案例】《明日歌》、《承诺今天》。

(2)积极进取。即使身陷困境,依然拥抱光明。【案例】褚时健,深井中的驴。

(3)避免拖拉。

**,确定好处,鼓励行动。

第二,想像坏处,强迫行动。

第三,各个击破、减少畏难情绪。

(4)转移注意力,避免胡思乱想。【案例】离悬崖多远。自己曾经的痛苦。

(5)管理情绪,从容做事。沉浸在过度情绪中,必然无法做事。

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