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陈元方

高效会议管理培训 内训

陈元方 / 实战派营销管理讲师

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课程目标

a、“会议”有两个字“会”+“议”;所谓会者:当然是大家“会聚成团”,而所谓“议”者,当是“讨论、商议”之意了!在现代的企业中,我们的会议却往往成为了“大会”,所谓“大会”者,就不知道该如何做注解了?      b、不知道我们是否注意,我们的会议,主席台越来越大,发言人的位置越来越偏,现在发言者的位置不仅仅到了主席台的两侧,而且发展成为在主席台的台阶之下了!会议的“焦点”似乎应该在所“议”之事上,发言人应该是会议的主导力量,可惜……   &n

课程大纲

**章:中国会议管理之现状及缪误

 **节:如果大部分的中国人到后只剩下会做一个工作的话,那么一定是会“开会”,这是十多年前,

一位国外的企业家对中国企业管理者“会议泛滥”的无奈批评。但是,细想之下,中国的会议数量倒是不少,但如果仅仅凭借数量多就可以称之为“懂开会”却是有些“言过其实”了。

Ø “会”有“大会”和“会议”以及“议会”之分;

Ø  会议的主要目的是为了“议”,否则就不是会议了,而是“培训”或者“通报”或者 “动员大会”了;

Ø  会议的本意是“集众家之长”而后形成统一意见,而不是先形成一个意见而后在“会议”上取得“统一”!

……

第二节:这些,在座诸公应该是有深刻体会的,这些几乎成为了会议的“基础品质”。究竟是什么造就了

 “会议”的这些品质?

Ø  纪律涣散

Ø  士气低落

Ø  离题万里

Ø  漠不关心

Ø  节奏拖拉

Ø  时间冗长 

 

第二章:有效的利用会议

     会议是一个集合的载体。**会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

所以我们需要确定的**问题是“你需要开会吗?”

Ø 你需要开会吗?

——会议是需要成本的,动不动就开会是一个不好的习惯。

Ø 明确我们开会的基本目的是什么?

——“会议”或者“大会”或者“议会”或者“会会”而已?

Ø 根据我们的目的确定会议的类型。

Ø 会议的基本类型和目的

Ø 非正式会议

——非正式会议名为“非正式”,但是却能起到“正式”不能发挥之功效。

Ø 正式会议

Ø 会议的目的应该提前公告

Ø 防止会议离题万里。

 

第二章:会议准备

   会议准备几乎是会议是否成功的决定性的因素,我们许多的企业会采用“紧急通知”或者“临时通知”的形式来召集与会人员,这种做法,往往会使得大多数与会人员“丈二和尚摸不着头脑”。

   “民可使由之,不可使知之”对于会议管理是绝对行不通的。会议的效率会因此大打折扣。

会议准备

Ø 确定会议的议题

——“议题”是“会议”的灵魂,参加会议的是人,但会议的核心却绝对不是人,会议的议题比会议的形式重要。

Ø 确定与会人员

——人员确定以“议事”为目的,不是级别越高越好,不是人越多越好,更不是

Ø 邀请与会者

Ø 准备议程

Ø 确定地点

Ø 安排座位

——中国是一个论资排辈的民族,我们尊重传统,但是不要弱化甚至降低发言者在会议中的重要地位。

Ø 准备会议用品

 

第三章 出席会议

  会议的过程,应该是一个热烈讨论和思想碰撞的过程,我们由“会上不讲,会后乱讲”的不好习惯。这是民族特性所使然,也是会议组织者的问题。会上可以乱讲,但是会后就一定只有一个声音,一个思想才是成功的会议。

Ø 会议的安排和流程应该是以与会者能够积极参与基本前提

——“我今天要讲的由十个问题,每个问题分为五个部分,每个部分有八个方面,每个方面有七个小点…….”这种长期霸占会议时间的“会霸”不能在会议上出现,只能在“学习会”上使用。

Ø 外表与讲话

Ø 倾听发言

——倾听的目的是为了自己的发言,倾听的目的是为了了解对方于我得观点的异同,这样说着才会“畅所欲言”,听者才会“细心聆听”。否则就只有“事不关己、高高挂起”的了。   

Ø 处理问题

Ø 做备忘录

Ø 其他与会技巧——提高效率是我们的基本目的

 

第四章  会议规范

**节会议规范包含3个部分:会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议纪律          

Ø 会议时间安排的规范

——会议的时间是大家的,是与会者全体的,谁都不引该浪费会议时间。

Ø 固定的会议流程规范

——固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点,一个中心是指整个会议的议程;两个基本点是指会议的一头一尾,即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是容易被忽视的。但是,它们却是保证会议成败的关键。

Ø 会议纪律

——会议规范是指大家达成共识的会议守则

第二节 会议决议

Ø 没有决议的会议只有两种情况:

a、  不是“会议”

b、  失败“会议”

Ø“会而不议”或“议而不决”或“决而不行”或“行而不果”或“果而不验”或“验而不纠”或 “纠而不改”都是不对的

 

第五章 主持会议

会议的主持是一个关键的岗位,这个岗位能够为会议的成功起到极大的促进作用。

主持会议者应当具备的品质

Ø  了解职责

Ø  研究出席者

Ø  掌握会议节奏

Ø  控制会议

Ø  维持秩序

Ø  结束会议

Ø  运用正规程序

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