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李庚翔

《卓越企业秘书之路》

李庚翔 /

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课程目标

现代企业中秘书的角色,不仅应具有熟练掌握和处理日常行政事务的手段,更应以积极的工作心态、良好的专业素养,规范的作业流程,体现出自身的价值。一个称职的企业秘书﹐可以帮助上司处理很多棘手的状况﹐是沟通上下级之间及公司、部门与员工之间的桥梁,可以使复杂的事情变得简单﹐使上下级关系变得融洽﹐使部门之间的沟通更加顺畅。秘书岗位正逐步发展成为现代企业中一个不可替代的角色。本课程就是在形象素养方面、商务礼仪方面、管理技能方面与沟通技巧方面着力打造卓越的企业秘书,以符合现代企业管理的需求。 一、学习收益:领悟

课程大纲

**天

**部分

企业秘书的角色扮演与素质要求    

一.企业秘书的内涵与角色扮演    

1.企业秘书的定义和来源

2.企业秘书的角色扮演      1H    **天上午

        

二.企业秘书的素质要求

1.现代企业对秘书的客观职业要求

2. 企业秘书应具备的素质            

第二部分

企业秘书的职业形象与商务礼仪    

一.企业秘书的职业形象

1. 职业形象与公司的行业性质、企业文化相统一

2. 职业形象的外表塑造

——仪表、仪态、着装         2H   

        

二.企业秘书的商务礼仪

1  见面问候四步曲—问候、介绍、握手、递名片

2  接待的商务礼仪—待客礼仪、送客礼仪

3  日常礼仪—座次礼仪、乘车礼仪、楼道电梯礼仪             

第三部分

企业秘书的日常管理技能

.   管理客人—接待访客的技能    

1 接待客人的工作流程

2 访客识别与分类

3 日常访客的接待流程案例介绍

4 VIP客人的接待

5 接待客人的前期准备工作

6 洽谈室、会议室的安排

7 特殊情况的事先约定

8 突发事件管理—发现危机前兆与危机事态掌控                  

下午

        

二.管理上级—为上级规划合理时间表的技能  

1  协助上级实施“20/80法则”的管理

2  为上级规划一张合理的工作时间表

3  上级的“记事簿”和“定时钟”

4  上级的“电话簿”与“企业部门人员与外部关联单位联络单”

5  找出影响管理效能的障碍             

        

三.管理文挡— 将文挡理顺和用活的技能

1  公司文挡的分类与文档管理

2  文挡工作流程的SOP

3  公司文书的撰写

4  签呈的使用规范

5  秘书对签呈的职责

6  有效管理公司的印章

7  企业大事记             

        

四.管理部门— 上级的传令兵和工作执行的跟催者        

1  公司组织架构图与工作权限

2  专项工作管理技巧

3  PDCA—做过程管理、关键点管理的跟催者

4  OA—电子化办公系统的开发与运用            

         第二天

        

五.管理会议— 掌握日常管理平台的技能

1 高效会议的特征

2 高效会议管理流程

3 会议的提出与议题的确立

4 议程计划

5 选择与会者

6 会议的准备

7 会议决议

8 会议纪要

9 会议的追踪             

上午

        

六.管理电话—

    掌握电话沟通的技能    

1 如何接听电话

2.  如何拨打电话

3.  如何应对特殊的状况     

第二天

        

七.管理环境—将工作环境整顿得井井有条的技能

1.      办公环境5S管理

2.      办公室现场5S活动表

3.      办公室现场5S检查表

4.      需要的信息资料即刻拿到

5.      信息共享与信息保密             

        

. 管理时间—创造有效时间的技能    

1  时间管理矩阵

2  浪费时间的因素

3  时间管理的新概念

4  时间管理的方法与技巧                  

第四部分

企业秘书的沟通协调技能

. 有效沟通的障碍  

1 何谓沟通?

2.  沟通的过程

3.  有效沟通的障碍

4 有效沟通的要素

5 难以悦纳别人的原因            

下午

        

. 沟通的改善技能  

1.  沟通与人际关系的建立

2.  关键沟通技巧—KISS原则

3   聆听的技巧

4.  非语言沟通的四种方法         

        

三.企业秘书与上级的沟通    

1.  秘书与上级的沟通要诀

2.  秘书与上级沟通时应避免的问题

3.  七大策略“管理” 你的上级

4 检验你能否有效“管理”上级的提示

5 秘书与领导关系的原则                  

        

四.企业秘书与部门的沟通    

1.  摆正关系,你是代表上级的联络者而非上级

2.  摆正沟通,你是信息的正确传达者而非是非传播者

3. 

4.  改善流程,善于找出问题点并提出解决方案                 

第五部分企业秘书的良好心态与自我的激励       

一.         培育自己健康的执行心态

1.  心态的内化—从“要我做”到“我要做”

2 高效执行的法则

3.  形成健康的执行心态              

        

二.自我激励      

1 自信—成功者的品性

2 提高自己的使用价值

3 把工作变成乐趣                    

. 培训要求

      1. 培训人数要求:控制在35人至45

      2. 培训场地要求:安静不受干扰,学员手机关掉或放置震挡

      3. 学员位置安排:六人一组围桌而坐,放置学员名牌,两边桌子斜放长边直对讲师

      4. 基本培训设施:投影仪、白板、白板笔、白纸、麦克风

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