课程描述

想成为上司的得力助手，却不知如何才能做得优秀？看着上司每日繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知如何下手？面对上司，却不知自己在他心目中的价值是多少？辅助上司的工作，很多时候不知道如何去行使“权力”？遇到跨部门的沟通、协调问题，总是困难重重？整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，如何让行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，却苦于没有专项的培训课程？为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理人员的认知水平和实操能力。

学员获益：

了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望。

塑造专业的形象，学习专业文秘与助理的礼仪与应对技巧。

提升时间管理效率，高效能地统筹管理行政各项职能。

了解不同风格的沟通方式，提升多维度高效沟通技巧，增进组织内外关系协调。

熟练掌握公文写作规范、结构、表达与各类中英文写作技巧。

标准化、流程化地策划和组织大型会议与活动。

正确管理职场情绪与舒缓工作压力。

授课方式：启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程时间：3天；6小时/天

授课对象：有工作经验的行政管理人员

课   程   大   纲

第一章：专业秘书/助理的角色认知

1.专业秘书/助理的定义与职业价值

行政人员的角色扮演：管家、助手、人际

企业需要什么样的行政人员

2.认清秘书/助理的十四项职责

3.专业秘书/助理必备的技能与素质

4.准确自我定位

初级：事务性文员

中级：事务性文员＋协助管理

高级：独立管理＋事务处理

5.专业秘书/助理的工作法则

摆正位置

积极主动

细心准确

严守机密

诚恳有礼

第二章、如何提升文秘工作效率

1.高效率的文档管理技巧

文档管理的方法、原则及流程

高效名片管理-大大提升老板业务能力

如何运用信息科技进行客户关系管理

高效助理秘书必备之文书管理技巧

如何成为全方位信息整合工作者

2.如何为上司与自己管理时间

80/20原理的应用

优先级的排定

避免秘书人员的时间管理陷阱

如何优化上司的时间安排

第三章：办公室综合管理

1.办公室管理制度的建立与推行

大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别

如何制定具体的管理制度：5大要素

案例：《固定资产管理制度》

2.办公室环境管理

办公环境要素：绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

5S管理

互动：《现场5S管理》

办公室布置原则：规范与美观的平衡

案例：《这样的办公室，能做得更好些吗？》

3.办公文档、办公设施与日常用品的管理

不同文档的具体管理方法：信件、文书、电子文档、名片等

办公设备和公共设施的日常管理

文具等办公用品的采购和预算

固定资产管理

4. 后勤岗位员工管理

难有亮点却容易有纰漏的工作节点：前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志

5.公共关系管理

如何与媒体共舞：自媒体、网络媒体下的新变化

如何与政府沟通：八项规定和六项禁令后

面对突发公关事件的软处理与硬处理

第四章：专业秘书/助理人际沟通技巧

1、DISC沟通风格及其优势和局限

  诊断测试：《我是哪种沟通风格？》  

DISC之D型：驾驭型/老虎型

DISC之I型：表达型/孔雀型

DISC之S型：亲和型/考拉型

DISC之C型：分析型/猫头鹰型

案例：《在期限内发送重要文件》

 小组讨论：《如何与不同风格的人沟通》

分析及总结四种风格沟通策略

如何与上司沟通

  A. 只有懂领导才能帮领导

  案例：《部长的杯子》，《郭总的工作计划》，《气头上的邮件》

  B. 如何取得上司的信任

     a. 保持主动和良好的沟通

     案例：《视觉型、听觉型、感觉型的领导》

     b. 对主管的地位和能力表示敬意

     情景演练：《请假》

  C. 如何领会上司的意图

  D. 如何提建设性意见：站在领导的位置想问题

  情景练习：《新的北方大区总经理》，《谁该去德国？》

  E. 多领导沟通技巧

如何与同事沟通

  A. 发展“人际联盟”

  案例：《新宁的推荐信》，《欠我的人越多，帮我的人越多》

  B. 避免政治性错误

  案例：《姚明的退役演讲》

  C. 实力是最坚固的权力基础

    a. 忠诚比能力更重要

    b. 累积专业实力，创造自身价值

    案例：《没有上下级关系，如何让各部门配合》

  情景演练：《跨部门沟通之质检部与研发部》

如何与下属沟通

  A. BEST STEP反馈法

  B. 正面反馈：赞美法

  C. 负面反馈：建设性批评

  案例：《遥控开车》，《杰克韦尔奇的纸条》

如何与客户沟通

  A. 记住客户的名字

  B. 关键时刻的关心

  C. 站在客户的角度

  情景正反演练：《我需要那个配件》

第五章：企业实用公文写作

1、公文的类别和行文关系：

  A. 隶属关系

  B. 上行文、下行文、平行文

2、公文写作四大原则

  准确、简洁、庄重、规范

3、公文写作的规范

A.密级和紧急程度

B.格式：文头、主体、文尾

C.时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等

4、公文写作常见错误

A.公文标题拟制病误

B.公文称谓病误

C.文体使用不当

D.公文表达病误

《案例分析与练习》

5、公文逻辑—从线性到结构化思维

金字塔结构—从结论说起

MECE原则

思维导图

其它工具：4P、4C、4M1E、5W2H等

6、常用中文公文写作

工具：《公文写作三段论模板》

通知：《国务院通知》  

请示与说明:相同与不同之处

案例练习：《我们的情况说明》

函：邀请函、感谢函、复函等

会议纪要：详细与摘要式记录

7、英文电邮写作

A．慎选发送对象：收件人、抄送和密送的区别

B．标题的重要性与规范

  案例：《恰当与不恰当的标题》

C．内容：5W1H和KISS

  案例：《邮件内容常见错误分析》

D．专业的签名栏

E．沟通礼仪

4.制作专业的工作简报（PPT）

明确目标、分析听众

设定逻辑：金字塔写作原则

如何选用文字、图表和动画让PPT更精彩

演示PPT：开场白和结束语

巧妙帮助上司熟悉PPT

第六章：井井有条的会务管理

1. 准备工作的重要性

  A．会议准备的5W1H

  工具：《六何法》

  B．会议准备内容核对单

  C. 会场布置的准备和座次安排

情景演练：《会见、会谈的座次图》

  D. 主持人的4个准备工作

2. 会前的组织工作

 A．协调时间

 B．拟定议程

 C. 分发通知和相关资料

 讨论：《纸质和电子资料的适用性》

 D. 器材用品的“多备原则”

E．后勤工作的“方便原则”

案例:《会议中的餐饮和茶歇》

3、会议当天之前的准备

  A. 按项检查和测试

  B. 报到手续和资料分

  C. 贵宾的接待

  D．文具和茶点的安排

案例：《华为会议现场摆放》

会中的环境控制

5、突发状况的应对

6、会议活动送别礼仪

活动结束流程

结束工作实操

讨论：《末轮效应--会议结束后的任务》

案例：《某集团会务管理体系与流程》

小组练习：实际会务场景演练

7、项目性活动的管理

项目管理内容

大型活动的关键节点控制

常规活动如何推陈出新

讨论：《那些年我们组织过的活动》

第七章：情绪与压力管理

情商是什么？

工作情商的18项能力

心理测试：《你的情商高不高？》

3、如何提高自我情绪觉察力

A. 辨识情绪：情绪来自于想法

案例分析：《开会迟到了》

B. 情商高手的沟通黄金法则：先处理心情，再处理事情

  讨论：《你遇到过的情商高手》

4、 如何处理工作上的负面情绪

  A. 愤怒管理的秘诀

情景练习：《SCC法则》

如何管理压力

心理测试：《你的压力指数》

情景练习：《大脑SPA》

5、遇到挫折，如何自我激励

  A. 如何建立乐观思维

情景练习：《乐观三部曲》

  B. 心情愉快的行政人员带来高效团队业绩

第八章：结束语

1.分享与回顾

2.行动计划