课程前言：

   电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。我认为，尤其在商业界，我们崇尚信誉、掌握时机及合作分工，信奉顾客至上，着重与顾客的沟通，以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节，一些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。

在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。礼仪培训讲师提出电子邮件的天龙八部，希望对您的职场工作有所助益。

课程学员：企业办公行政人员

课程时间：1-2天

课程大纲：

一、邮件标题

1、不要空标题

2、标题要简洁

3、标题要真实反映邮件的重要性

4、一封信一个主题，不可大杂烩

5、回复邮件时要注意更改标题

6、不要随便用紧急标示

7、标题千万不要出现错别字

示例：

标题的作用之一：点睛

标题作用之二：识别

二、称呼语与问候

1、恰当的称呼收件者，拿捏尺度

2、邮件开头最好要有问候语。

称呼的重要作用：示例：老王和王老

三、正文

1、邮件正文要简明扼要，行文通畅；

2、要注意情境/语气；

3、、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、  A、 a）之类的列表；

4、一次邮件交待完整信息；

5、合理提示重要信息。

6、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

7、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符

8、尽可能避免拼写错误和错别字

9、语言的选择和汉字编码

示例：1、谁该发出邮件？

部门邮件是否应由部门主管/经理发出？

邮件沟通也需注意“越级”问题。

注意邮件沟通的语气

2、什么样的事情该发邮件？

四、附件

1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件；

2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；

3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；

4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；

5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；

6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

示例：附件的作用：

1、如果邮件附带说明，是否效果更好？

2、不要忘记给你的附件命名。

3、附件的格式也应注意（可修改模式、加密模式、PDF格式等）。

五、结尾签名

1、签名档信息不宜过多

2、可以设置多个签名档

3、签名字体规格

六、回复、转发技巧

1、 及时回复邮件

2、 进行针对性回复

3、 不要就同一问题多次答复讨论，不要盖高楼

4、 要区分答复和答复全部

5、 主动控制邮件的来往

6、 转发邮件要突出信息。

7、 转发邮件需要特别主要保密性

示例：

1、慎重全体回复；是否有必要？

2、避免骚扰邮件；告诉领导沟通结果

七、正确使用发送、抄送与密送

要正确区分收件人、抄送人与秘送人

示例：

1、电邮会议？

邮件需要考虑发送哪些人？邮件只发给相关人员。

2、慎重群发

群发邮件，正常应由部门经理主管代表部门发出，或授权人发出。

3、邮件接收人的顺序；（职位/部门排序）

八、最后一招：邮件书写顺序

1、先写邮件主题

2、再写邮件正文

3、检查附件

4、发送前核查

5、录入发件人

6、检查已发送邮箱