课程背景：

数百年来，各行各业都有文秘工作，它是一项常青的、不可或缺的职业，也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件，文秘的形象更是代表着单位的整体形象。

但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。

课程收益：

● 了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望

● 学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程管理

● 学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手

● 学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象

课程时间：2天，6小时/天

课程对象：1～3年工作经验的初级秘书助理，及有志从事文秘工作的人士

课程方式：启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程大纲

一、专业秘书/助理的角色认知

1. 专业秘书/助理的定义与职业价值

1）行政人员的角色扮演：管家、助手、人际

2）企业需要什么样的行政人员

2. 认清秘书/助理的十四项职责

3. 专业秘书/助理必备的技能与素质

4. 准确自我定位

1）初级：事务性文员

2）中级：事务性文员＋协助管理

3）高级：独立管理＋事务处理

5. 专业秘书/助理的工作法则

1）摆正位置

2）积极主动

3）细心准确

4）严守机密

5）诚恳有礼

二、如何提升文秘工作效率

1. 从高效率的文档管理技巧

1）文档管理的方法、原则及流程

2）高效名片管理-大大提升老板业务能力

3）如何运用信息科技进行客户关系管理

4）高效助理秘书必备之文书管理技巧

5）如何成为全方位信息整合工作者

2. 如何为上司与自己管理时间

1）80/20原理的应用

2）优先级的排定

3）避免秘书人员的时间管理陷阱

4）如何优化上司的时间安排

3. 会议管理技巧

1）会议(活动)的种类

2）会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理

3）会议记录训练

4. 上司出差行程管理技巧

1）行前安排

2）为上司搜集资料

3）制定完备行程表

三、专业秘书/助理人际沟通技巧

1. 成功沟通的秘诀

1）沟通的定义

2）沟通的双向性

3）保证沟通成功的三原则

2. 有效职场沟通技巧

1）人际风格的类型：DISC工具导入

2）如何与上司沟通

3）如何与同事沟通

4）如何与客户沟通

3. 上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招

1）积极倾听

2）同理心

3）正向引导法

4）赞美法

四、专业秘书/助理的形象塑造

1. 女性行政人员的着装要求

1）职业装的选择

2）鞋、袜、包的搭配

3）巧用首饰、丝巾及其它配饰

2. 男性行政人员的着装要求

1）公务西装的选择

2）穿西装的十大误区

3）衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配

3. 专业秘书/助理的场合着装

1）正式严肃的会议场合

2）商务休闲的办公场合

3）优雅从容的社交场合

4. 合宜的仪表修饰

1）化妆、修面、发型

5. 专业的仪态

1）站、坐、走、蹲、手势、微笑

五、专业秘书/助理的礼仪与应对技巧

1. 商务用语礼仪

1）交谈礼仪

2）接打电话礼仪与技巧

3）电子礼仪：电子邮件、手机、传真等

2. 商务往来礼仪

1）专业的接待态度

2）招呼技巧

3）介绍时的原则

4）握手技巧

5）交换名片

6）行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪

7）不同的送客方式

8）拜访的宜与不宜

9）馈赠礼仪

3. 商务餐饮礼仪

1）中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

2）西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

六、结束语

1. 分享与回顾

2. 行动计