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Excel的作用是数据处理软件。我们通常用到此软件，处理各种表格，如在工作中创建电子表格、编辑工作表和设置数据格式。例如，通过数据排序、过滤、小计、数据透视表等高级应用。一般用于制作企业人事档案、薪酬管理表、员工绩效考核表等方面。Excel在企业中的重要性和利用率是毋庸赘言的。无论是国企、民企、外企，无论是人力资源、财务、营销、销售，无论是优势数据分析，物联网、云计算、excel都是必须掌握的绝对武器

办公软件有一个大都认可的作用就是减轻了工作难度，所以从这个角度来说，学习使用办公软件不会更难。办公软件能降低岗位工作难度的原因主要有三个方面。一是规范工作流程。清晰严格的流程是保证工作效率的重要因素；二是提高资源整合能力，将大大降低工作难度。职位层次越高，资源整合能力越强；三是提高沟通效率。工作场所的大部分工作是沟通。有效的沟通是提高工作效率、降低工作难度的重要手段。

智能信息化：现在网络和信息时代的发展，通常在给用户处理业务数据时面临的数据越来越多。如果office软件能够帮助用户做一些基本的商业智能（BI）分析工作，帮助用户从这些数据中快速发现一些潜在的商业规则和机会，提高用户的工作绩效，将会对用户产生巨大的吸引力。此外，办公软件还有一些其他的发展趋势。未来，办公软件本身将更加智能化，如可定制的电子邮件、短信规则、强大的自愈功能、人机对话、视频播放、更加丰富多彩的界面等。

形式布局要美观。上班族一般用A4纸打印表格。当这些表单的范围太大，需要用页面表示时，可以采用多页面表示。如果一页可以容纳，则可以通过表格设置将其容纳在一页上。另外，根据内容，选择是水平摆放还是垂直摆放，让人看得更舒服。