职业素养

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高级文秘培训

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开课学校 诺达名师

班制:周末班

上课(咨询)地址:

深圳南山科兴科学园B1-402

课程介绍Course Introduction

【课程大纲】

一部分  职业素养篇

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

1. 秘书/助理人员的自我角色定位

① 初级秘书/助理:事务性文员

② 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理

③ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理

★ 视频:

★ 现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”

2. 优秀秘书/助理人员的胜任素质

① 如何提升秘书/助理人员的素质

② 优秀秘书与一般秘书的差异

★ 案例分析:


二、秘书/助理的职业生涯规划

1. 什么是职业生涯规划?

2. 为何要进行个人职业生涯规划?

① 分析自我,确立人生的方向

② 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

③ 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力

★ 小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢

3. 职业生涯规划的简单步骤

① 掌握SWOT分析工具进行自我分析

② 运用“5W提问”法进行自我分析

◎ What I am? 我是什么样的人?

◎ What I want? 我想要什么?

◎ What I can do? 我能做什么?

◎ What fit I most? 什么是**适合我?

◎ What I can choose?我能够选择什么?

★ 走进实战:“我的命运我把握,我的前途我做主。”

★ 运用SWOT分析工具认识自我


三、秘书/助理商务礼仪规范

1. 塑造良好的个人职场形象

① 着装的T O P原则

② “拒绝”着装败笔——着装误区

③ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人

★ 案例:

2. 基本商务礼仪

办公室礼仪/接待礼仪/电话礼仪与应对技巧

★ 现场演示


四、办公室5S管理

1. 5S的概念

2. 推行5S的重要性

3. 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

4. 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

★ 现场模拟

**掌握5S技巧。


第二部分  工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

1. 时间管理的误区

2. 时间管理的原则

① 目标管理与80/20法则

② 缓急轻重的优先管理

③ 个人时间与领导工作时间计划与安排

3. 时间管理小窍门

4. 办公室接待与电话处理

5. 上级的时间管理与安排

6. 自我情绪控制与压力管理

7. 上司出差日程管理与工作计划

★ 小组讨论:


二、会务组织与管理

1. 成功组织会议的技巧

2. 组织阶段的工作:会前准备/会中协助/会后整理

3. 会议座次安排的学问

★ 练习

★ 案例


三、信息、文档管理与运用

1. 信息收集

① 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

② 收集信息工作的三个诀窍

③ 信息的查实及传递

④ 信息的储存与保密

2. 文档管理

① 文档分类及储存的工作规范

② 文档查阅及分装的工作规范

③ 文档销毁及保密的工作规范

★ 案例


四、行政公文写作技巧与处理实务

1. 行政公文写作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文写作及公文格式要素范例

① 通用公文:报告/请示/批复/函/决定/公告/通告

② 事务公文:工作计划/工作总结/会议纪要

③ 礼仪文书:请柬/介绍信/推荐信

★ 案例分享

★ 撰写初稿练习


第三部分  统筹管理篇

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

游戏导入:**“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。

1. 成功沟通的秘诀

① 学会聆听:不轻易打断对方的话

② 怎样反问:了解对方的需求

③ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是

④ 表明立场:拒绝的艺术

⑤ 提出解决方案:提出2-3个解决方案

★ 案例

2. 有效沟**程及环节

① 信息发送、接收、反馈

② 有效发送的技巧

★ 现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事

3. 认识你的沟通对象

① 与上级沟通的原则

② 与各种性格的领导打交道技巧

③ 跨部门的沟通技巧

★ 游戏


二、行政管理人员办公室事务管理

1. 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

2. 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)

3. 员工安全和保密工作

4. 公共关系管理

★ 全景案例

★ 案例


三、事物性项目性工作的组织管理

1. 事务工作有哪些

2. 学会列事务清单

3. 用项目计划管理工作

★ 沙盘演练


四、课程分享:我学到了什么?



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