2016年四川会计证会计电算化冲刺讲义第四章第一节

第一节 电子表格软件概述

一、常用的电子表格软件

电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。

WINDOWS 操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的EXCEL、金山WPS电子表格等;Mac操作系统下则有苹果的Numbers，该软件同时可用于 iPad 等手持设备。此外，还有专业电子表格软件如 Lotus Notes、第三方电子表格软件如FormulaOne等。

微软的 Excel 软件(以下简称 Excel)是美国微软公司研制的办公自动化软件OFFICE的重要组成部分，目前已经广泛应用于会计、统计、金融、财经、管理等众多领域。考虑到其操作简单直观、应用范围广泛、用户众多且与其他电子表格软件具有很好的兼容性，未特别说明时，本大纲主要介绍EXCEL有关内容。

二、电子表格软件的主要功能

电子表格软件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理数据;(3)实现数据网上共享;(4)制作图表;(5)开发应用系统。

(一)建立工作簿

Excel 启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格”。工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，且各张工作表之间的内容相对独立。工作表是Excel存储和处理数据的最重要的部分，也称电子表格。每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行，每一单元格最多可容纳 32000 个字符。

在Excel 2003 中，每个工作簿默认含有 3 张工作表，每张工作表由65536行和256列组成;在Excel 2013中，每个工作簿默认含有 1张工作表，该工作表由1048576行和16384列组成。默认的工作表不够用时，可以根据需要予以适当添加。每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制。

(二)管理数据

用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

(三)实现数据网上共享

通过 Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

(四)制作图表

Excel提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。Excel不仅能够利用图表向导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系;不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设计的图表更具说服力。

(五)开发应用系统

Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。

三、Excel软件的启动与退出

(一)Excel软件的启动

通常可以采用下列方法启动Excel软件：

1.点击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令

通过“开始”菜单可启动 Excel 软件，同时建立一个新的文档，该文档在 Excel 软件中被默认为工作簿。启动 Excel后建立的第一个空白工作簿的缺省名和扩展名，在 Excel2003中分别默认为 “Book1”和“.xls”(在Excel 2013中则分别为“工作簿1”和“.xlsx”)，但也可以另存为其他名字和类型的文件。

2.点击桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标

这种方法的前提是桌面或任务栏中已经创建 Excel快捷方式图标。

3.通过“运行”对话框启动Excel软件

相关操作完成后，Excel 启动，同时建立一个新的空白工作簿。

4.打开现成的Excel文件

直接点击现成的 Excel 文件，通过打开该文件来启动Excel软件。

(二)Excel软件的退出

通常可以采用下列方法退出Excel软件：

1.点击标题栏最右边的关闭按钮

点击标题栏最右边的关闭按钮“ ”后，Excel软件将被退出。

2.点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令

右键单击任务栏中的 Excel图标，打开菜单选项，点击“关闭窗口”命令可退出 Excel 文件。文件被关闭后，Excel软件也随之退出。

3.按击快捷键“Alt F4”

按击“Alt F4”键后，Excel软件将被退出。

以上三种方法操作时，如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。

需注意的是：以上操作方法均指的是当前只有一个工作簿的情形，如果当前有多个工作簿文件在运行，以上操作方法执行的结果将是光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的 Excel 文件仍在运行，Excel 软件并未退出。只有这些文件均被关闭后，Excel软件才能退出。

四、Excel软件的用户界面

Excel 软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口(简称窗口)。这一窗口是用户操作Excel软件的重要平台，被称为默认的用户界面。

Excel 软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。其中，Excel 2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;Excel 2007及以上版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

(一)标题栏

标题栏位于窗口的最上方，依次列示Excel软件的图标、文档的标题和控制Excel窗口的按钮。

(二)菜单栏

Excel 2003的菜单栏默认位于标题栏的下方，但可移动到窗口的其他适当位置，包含“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”等9个默认的菜单项，包括 Excel的全部操作命令，每一菜单项分别含有对工作表进行操作的一组功能相关的命令选项。命令后面带有“…”的，表示选择了这一命令后将打开该命令的对话框;命令后面带有“►”的，表示该选项后面带有一个子菜单。

(三)工具栏

工具栏默认位于菜单栏的下方，但可移动到窗口的其他适当位置，它由一系列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。每个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作。

用户不仅可以自行设定工具栏的显示、隐藏及其在窗口中的位置，而且可以自行设定工具栏中的按钮及其在工具栏中的位置。

(四)编辑区

编辑区默认位于工具栏的下方，由名称框、取消输入按钮、确认输入按钮、插入函数按钮和编辑栏构成，用来显示当前单元格的名字和当前单元格的内容、取消或确认本次输入的数据或公式。

(五)工作表区

工作表区默认位于编辑区的下方，是 Excel文件用于存储和处理数据的专门区域，由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成。

(六)状态栏

状态栏默认位于窗口底部，可以显示各种状态信息，如单元格模式、功能键的开关状态等。

(七)任务窗格

任务窗格默认位于Excel窗口的右边，但可移动到窗口的其他适当位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具体包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”、“信息检索”、“剪贴板”“新建工作簿”、“模板帮助”、“共享工作区”、“文档更新”和“XML源”等11个任务窗格。

(八)功能区

功能区是由一系列在功能上具有较强相关性的组和命令所形成的区域，各功能区的主要功能由相应的选项卡标签予以标识，用户可以根据需要完成的操作，快速找到和调用包含当前所需命令的功能区。

Excel 2013默认的选项卡标签有“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”、“开发工具”，排列在标题栏的下方。此外，用户还可以通过“自定义功能区”自定义选项卡。单击任一选项卡标签，其下方将出现一个以平铺方式展开的“带形功能区”，它由若干个功能相关的组和命令所组成。

功能区的优势主要在于，它将通常需要使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一起，便于在同一位置查找和调用功能相关的命令。

五、Excel文件的管理

Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。

(一)Excel文件的新建与保存

1.Excel文件的新建

单击“开始”菜单中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任务栏中 Excel 的快捷方式图标或者通过“运行”对话框等方式启动Excel软件的，系统将自动建立一个新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供选择，选定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来，并在标题栏中显示默认的文件名。

以打开现成 Excel文件方式启动Excel软件的，可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿：1)按击快捷键“Ctrl N”键;(2)打开“文件”菜单，点击“新建”菜单命令，选定其中的空白工作簿模板;(3)点击工具栏中的“新建”按钮(Excel 2003 为常用工具栏，Excel 2013 为快速访问工具栏)。

2.Excel文件的保存

为了继续使用新建的 Excel文件，应当以合适的名称和类型将 Excel 文件保存在适当的位置。Excel 文件在编辑修改完毕或退出 Excel 软件之前，均应进行保存。保存 Excel文件的常用方法包括：

(1)通过敲击功能键“F12”键进行保存。

(2)通过按击快捷键“Ctrl S”键进行保存。对于之前已经保存过的文件，按击快捷键“Ctrl S”键后，将直接保存最近一次的修改，不再弹出“另存为”对话框。

(3)通过单击常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于 Excel 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。

(4)通过“文件”菜单(或Excel 2003“工具栏”菜单)中的“保存”或“另存为”命令进行保存。

为了避免Excel软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息，系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔，这一时间间隔还可以自定义。

(二)Excel文件的关闭与打开

1.Excel文件的关闭

Excel 软件退出前必须关闭打开的文件，因此，也可以采用前述三种Excel软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外，还可采用以下方法来关闭处于打开状态的Excel文件：

(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。

Excel 2013中由于没有“工具栏”菜单，但可点击快速访问工具栏中的“关闭”按钮。

(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。

(3)按击快捷键“Ctrl F4”。

上述三种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的 Excel 文件仍处于打开状态，Excel 软件仍在运行，并可通过按击“Ctrl N”键等方式创建新工作簿。

2.Excel文件的打开

打开Excel文件的方法主要有：

(1)通过直接点击Excel文件打开。

(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。

(3)通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。

(4)通过常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“打开”按钮进行打开。

(5)通过按击快捷键“Ctrl O”(字母 O 的按键)进行打开。

(三)Excel文件的保密与备份

1.Excel文件的保密

对于设置了打开权限密码的 Excel文件，只有输入正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的Excel文件，只有输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开。

2.Excel文件的备份

Excel 软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同。

(四)Excel文件的修改与删除

1.Excel文件的修改

Excel 文件的修改通常在已打开的 Excel 文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

2.Excel文件的删除

Excel文件的删除方法包括：

(1)选中要删除的Excel文件，按击“Delete”键进行删除。

(2)鼠标右键点击要删除的 Excel 文件，选择删除命令。

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