2016年四川会计证会计电算化冲刺讲义第四章第二节

第二节 数据的输入与编辑

一、数据的输入

(一)数据的手工录入

Excel 中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。Excel 文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。

1.在单个单元格中录入数据

选定目标单元格，录入所需的数字或文本。

2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据

选定单元格区域，在当前活动单元格或者对应的编辑栏中录入所需的数字或文本，通过组合键“Ctrl Enter”确认录入的内容。

3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据

相关设置完成后，在相应的单元格输入数据时，只需要输入不重复的数字部分，系统会在输入的数字前自动加上重复部分。

4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据

可将工作簿中多张工作表组合成工作组。在目标单元格，如同按照在单个单元格中录入数据的方法录入相关数据;在一个单元格区域，如同按照在单张工作表的多个单元格中录入相同数据的方法录入相关数据。完成数据录入后，可采用以下方法取消工作组：

(1)单击所在工作簿中其他未被选中的工作表标签(即组外工作表标签)，如果该工作组包含工作簿中的所有工作表，则只需单击活动工作表以外的任意一个工作表标签.

(2)指向该工作簿任意一个工作表标签，单击右键，从弹出的快捷菜单中选定“取消成组工作表”。

(二)单元格数据的快速填充

1.相同数据的填充

某单元格的内容需要复制到其他单元格时，通常可点击该单元格右下角的填充柄，鼠标箭头随之变为黑十字形，按住鼠标左键向上下左右的任一方向拖动，然后松开鼠标左键，该单元格的内容即被填充到相关单元格。

2.序列的填充

序列是指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比数列等。使用填充柄可自动根据已填入的数据填充序列的其他数据。使用填充序列的操作步骤是：

(1)在需要输入序列的第一个单元格中输入序列第一个数或文本内容，紧接第二个单元格输入序列第二个数或文本内容;

(2)选中上述两个单元格，点击第二个单元格右下角的填充柄，按住鼠标左键拖动，在适当的位置释放鼠标，拖过的单元格将会自动进行填充。

3.填充序列类型的指定

利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，如填充日期值时，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

拖动填充柄并释放鼠标时，鼠标箭头附近出现“自动填充选项”按钮，单击该按钮打开下拉菜单以选择填充序列的类型。

(三)导入其他数据库的数据

EXCEL可以获取SQL Server、ACCESS等数据库的数据，实现与小型数据库管理系统的交互。

二、数据的编辑

(一)数据的复制和剪切

1.数据的复制和粘贴

Excel中，可以使用“粘贴”命令粘贴复制的内容，还可以使用“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容。

2.数据的剪切与粘贴

数据的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据;数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。

(二)数据的查找和替换

1.查找和替换特定数据

如果只需要查找，单击“查找下一个”逐个查找或单击“查找全部”一次性全文查找;如果需要替换，单击“替换”逐个替换或单击“全部替换”一次性全部替换。

2.选中包含公式的单元格

依次单击“编辑”、“查找和选择”、“公式”，选中工作簿中所有包含公式的单元格。

3.替换格式

进行相应格式设置后单击确定回到“查找与替换”对话框，单击“全部替换”即完成对内容和格式的批量替换。

三、数据的保护

(一)保护工作簿

Excel 可以为重要的工作簿设置保护，限制进行相应的操作。

1.限制编辑权限

工作簿被保护后所有的操作都不可进行。如果要撤销保护工作簿，按设置保护工作簿的路径选择“保护工作簿”，输入正确的密码后可撤销保护。

2.设置工作簿打开权限密码

设置密码完成后，当再次打开工作簿时需要输入正确的密码才能打开。

(二)保护工作表

在Excel 2013中，可以对工作表进行编辑权限设定，限制他人对工作表的编辑权限，如插入行、插入列等。取消权限保护需输入正确的密码。

如果要撤销保护工作表，按设置保护工作簿的路径选择“保护工作表”，正确输入取消工作表保护时使用的密码后可撤销保护。

(三)锁定单元格

锁定单元格可以使单元格的内容不能被修改，使用“锁定单元格”功能必须启用保护工作表功能。

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